Afgelopen week belde een vriend, helemaal over de rooie, met de vraag hoe het toch kan dat zijn moeder uiteindelijk niet geopereerd werd. Even voor de beeldvorming: zijn moeder heeft een hersentumor, is op woensdag opgenomen en zou vrijdagmiddag geopereerd worden aan het eind van de dag. Op het allerlaatste moment bleek dat er geen plek was en moest de operatie worden uitgesteld.
Mijn eerste flauwe reactie was, had de medisch specialist een greenfee? Morbide humor helpt in sommige gevallen… Een serieus antwoord leerde me dat de medisch specialist uitzinnig van woede was, geen zin meer had om in een ziekenhuis te werken en dat blijkbaar het hoofd OK besloten had dat het niet verantwoord was om nog langer door te werken. Dit brengt me bij de vraag wie kan het beste de planning maken?
In essentie komt het neer op de basale vraag is het de medisch specialist die plant of is het een manager die plant? Er is voor beide professionals wat te zeggen. Op de eerste plaats is de medisch specialist de aangewezen persoon omdat die de patiënt kent, de situatie van de patiënt, de ernst van de zaak, communiceert met de patiënt en een goede inschatting kan maken hoe lang een operatie duurt. De manager heeft zicht op alle operaties, wachtlijsten, beschikbare OK’s, beschikbaar personeel (in deze context zijn OK-assistenten het schaarst) en beschikbaar instrumentarium.
Als er voldoende capaciteit en dus geen schaarste is dan is planning überhaupt niet noodzakelijk. Dit brengt me bij het punt dat het gaat om keuzes maken ten aanzien van de inzet van schaarse middelen. Bij het nemen van planningsbeslissingen gaan persoonlijke belangen ook een rol spelen. Laten we vanuit dat perspectief eens kijken naar de rol van de medisch specialist. Als de medisch specialist toch op de OK staat dan is het zijn doel om zo veel mogelijk patiënten te behandelen (productie draaien is een meer geëigende term in deze), om de wachtlijst te reduceren. Een medisch specialist staat niet elke dag op de OK. Een keertje overwerken is voor de specialist dus niet zo’n issue. Deze insteek zou kunnen leiden tot een onrealistische planning. Doktoren zijn overigens genegen om eerder op gevoel/ervaring te plannen dan op historische operatie (snij)tijden.
Een manager heeft een totaal overzicht om de planning zo realistisch én ambitieus mogelijk in te vullen. Echter, hij heeft een informatieachterstand (het verhaal achter het verhaal is niet bekend) en is ook nog eens afhankelijk van de medewerking van anderen. Dit maakt hem gevoelig voor decibelplanning (wie het hardst schreeuwt, krijgt de meeste snijtijd). Als de manager voldoende geëquipeerd is met patiëntlogistieke informatie, dan kan hij de verantwoordelijkheid voor de planning daadwerkelijk nemen. Vervolgens moet de manager er voor zorgdragen dat die planning ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Coördinatie in het maken van de planning en executie van de planning zijn onlosmakend met elkaar verbonden.
Helaas voor de omgeving van de medisch specialist is het niet altijd de manager die de planning bepaalt. Terugkijkend naar de prangende casuïstiek: Als de manager duidelijker had gecommuniceerd dat de OK niet gepland kon worden, dan had de medisch specialist de moeder van mijn vriend niet opgenomen met alle drama van dien.
Dit blog is tot stand gekomen in samenwerking met mijn collega Iris Timmermans, consultant bij Coppa.